Managementassistent - 36 uur

Werken bij gemeente Westland

Kom tot bloei bij de gemeente Westland. Binnen onze organisatie haal je het beste uit jezelf. Zo kom je tot bloei! Als mens én als professional. Je krijgt de ruimte om actief mee te denken en initiatief te tonen. Dat is ook nodig. Onze omgeving verandert snel, dus veranderen wij mee. Ook daarom is ons doel dat we de komende jaren met alle medewerkers opdrachtgericht gaan werken. Als wendbare en lerende organisatie kijken we voortdurend ‘naar buiten’. Om te weten wat er speelt. En waar we ons op moeten richten. Die dynamiek spreekt je aan. Zo bouwen we met elkaar aan een mooi Westland!

Als jij op zoek bent naar een uitdagende en afwisselende werkdag, dan is deze vacature op jouw lijf geschreven. 

Jouw team

• Aanwezige rollen/specialismen: het team bestuurs- en managementondersteuning is dienstverlenend naar de organisatie. Wij zorgen ervoor dat de burgemeester, gemeentesecretaris en de wethouders hun werk zo productief mogelijk kunnen uitvoeren.
• Onderdeel van het bureau Gemeentesecretaris.

Als Managementassistent:

Houd jij ervan om elke dag met creatieve oplossingen te komen voor allerlei vraagstukken? Schakel je makkelijk van strategisch naar tactisch en operationeel niveau? En heb je de skills om bestaande patronen te doorbreken als dat nodig is? Word dan managementassistent bij Gemeente Westland.

Ben je de spil van het team en zorg je ervoor dat onze concerndirectie altijd op de juiste plek is op het juiste moment.

Je begint de dag met het bekijken van de agenda's van onze gemeentesecretaris/algemeen directeur en het prioriteren van afspraakverzoeken. Je denkt vooruit en zorgt dat de juiste afspraken op de juiste momenten gepland worden. Als er nieuwe afspraken binnenkomen, ben jij de eerste die ze beoordeelt en inplant. Hierbij houd je rekening met de beschikbaarheid van andere concerndirectie-leden en zorg je dat de agenda's van iedereen goed op elkaar aansluiten.

Je bent verantwoordelijk voor de algehele ondersteuning van de gemeentesecretaris/algemeen directeur van de gemeente Westland, zorgt voor de voorbereiding van diverse overleggen, een borrel of lunch. Je regelt de gehele procedure van selectiegesprekken, zowel online als op locatie. Je boekt de overlegruimtes, zorgt voor de benodigde faciliteiten en maakt de digitale links aan. Je weet je overzicht te bewaren en weet waar je voor moet zorgen om de werkdag van de gemeentesecretaris goed te laten verlopen.

Ondertussen verwerk je ook nog de in- en uitgaande mail, post en telefoon. Je bent de eerste die binnenkomende berichten afhandelt en zorgt dat alles op de juiste plek terechtkomt.

Kortom, als managementassistent ben je onmisbaar voor het team. Je houdt overzicht, denkt proactief mee en zorgt dat alles op rolletjes loopt. Dus ben jij een organisatietalent, een kei in plannen en een multitasker pur sang? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Hier herken jij je in:

Als samenwerker en verbinder heb jij een goed besef van ambtelijke, politieke en bestuurlijke verhoudingen en ga jij integer om met personele en bestuurlijk gevoelige onderwerpen. Daarnaast beschik je over sterke organisatorische vaardigheden en kun je snel schakelen tussen verschillende onderwerpen, waarbij je goed kunt prioriteren. Zelfs in een dynamische omgeving weet jij kalm te blijven. Je hebt ruime ervaring met complex agendabeheer en je bent proactief en zelfverzekerd.

Naast deze kwaliteiten beschik je ook over:

• een afgerond mbo (niveau 4) diploma in een secretariële richting;
• minimaal drie jaar werkervaring in een soortgelijke functie;
• beschikbaarheid op in ieder geval maandag, dinsdag en vrijdag;
• ruime ervaring met Microsoft office en digitaal werken.

Je doet het niet voor niks

• Jij maakt het verschil voor inwoners van gemeente Westland
• Je verdient een brutosalaris van maximaal € 4.244 op basis van 36 uur
• Een prettige, informele werksfeer bij het secretariaat in de organisatie
• Een individueel keuzebudget van 17,05% bovenop je salaris waarmee je maandelijks de beschikking hebt over een deel van je vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Je kunt een bedrag laten uitbetalen of gebruiken voor o.a. de aanschaf van een fiets of het kopen van bovenwettelijk verlof
• Ruimte voor groei via onze Westland Academie
• Flexibele werktijden die passen bij eigentijds werken
• De mogelijkheid om deels thuis te werken met een laptop en mobiele telefoon van de gemeente
• Tegemoetkoming in de kosten voor woon/werkverkeer en thuiswerkvergoeding
• Jaarlijkse tegemoetkoming in de kosten van de zorgverzekering
• Premiekorting op diverse verzekeringen 
• Betaalde ouderschapsverlofregeling voor onze aanstaande ouders
• Pensioenregeling via het ABP

(Misschien) Wat voor jou?

Ben jij de managementassistent die we zoeken? Aarzel dan niet en solliciteer gelijk. 

Heb je vragen over de functie of de sollicitatieprocedure? Neem dan contact op met Maarten Schenk, tel: 06 57 06 22 96 of stuur een bericht via WhatsApp.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem contact op met Edwin van der Slagt via 06 57 08 71 62 of stuur een bericht via Whatsapp.