Contractmanager / Contractbeheerder IT- 36 uur

Werken bij gemeente Westland

Kom tot bloei bij de gemeente Westland. Binnen onze organisatie haal je het beste uit jezelf. Zo kom je tot bloei! Als mens én als professional. Je krijgt de ruimte om actief mee te denken en initiatief te tonen. Dat is ook nodig. Onze omgeving verandert snel, dus veranderen wij mee. Ook daarom is ons doel dat we de komende jaren met alle medewerkers opdrachtgericht gaan werken. Als wendbare en lerende organisatie kijken we voortdurend ‘naar buiten’. Om te weten wat er speelt. En waar we ons op moeten richten. Die dynamiek spreekt je aan. Zo bouwen we met elkaar aan een mooi Westland!

Cluster Bedrijfsvoering – Team Informatievoorziening en Automatisering (I&A)
Dit cluster zorgt voor de solide bedrijfsvoering van gemeente Westland. Van personeel en financiën tot juridische zaken: de 360 collega’s in cluster Bedrijfsvoering zorgen dat het staat als een huis. Zo zorgt cluster Bedrijfsvoering ervoor dat de andere clusters het verschil kunnen maken voor de inwoners en bedrijven van onze gemeente. De klantvraag staat centraal bij het cluster Bedrijfsvoering. Van daaruit wordt aan een integrale oplossing gewerkt.

Het team Informatievoorziening en Automatisering (I&A) van 75 collega’s bestaat uit de Servicedesk, de technische backoffice en Applicatiemanagement. Zij helpen bij vragen over werkplekken en automatisering en beheren de ICT- en netwerkvoorzieningen.

Als Contractbeheerder:

Heb je tot doel het tijdig en correct aangaan, opstellen en vastleggen van de IT gerelateerde contracten en de borging van het nakomen van deze contracten. De contractbeheerder legt de door leveranciers te leveren dienstverlening vast in meetbare service-levels, doelstellingen en concrete en meetbare (contractuele) afspraken. Daarbij worden de overeengekomen servicelevels regelmatig gereviewd op de aansluiting op de businessvraag. Verder voert de contractbeheerder wijzigingen door in het dienstenportfolio dat van leveranciers afgenomen wordt.

De Contractbeheerder verzorgt de operationele contract en inkoopactiviteiten binnen Gemeente Westland voor een specifiek deel van de IT middelen, in samenwerking met de senior contractbeheerder en de ICT inkoper. 

Jouw werkzaamheden op operationeel niveau zijn:

• Opstellen en aangaan van contracten met leveranciers van IT gerelateerde producten en diensten.
• Bewaken en beheren overeenkomsten en opstellen en beheren leveranciersdossiers.
• Het dagelijkse operationele contractmanagement, leveranciersmanagement, spend-analyses, ondersteuning bij aanbestedingsprocedures en administratie, registreren, volgen en beoordelen van offertes binnen bestaande contracten, checks op compleetheid van contracten etc.
• Controleren en betaalbaar stellen van leveranciersrekeningen inclusief het managen van financiële issues met leveranciers.
• Verzorgen en begeleiden van de nodige financiële administratie, waaronder factuurafhandeling.
• Verwerkingsovereenkomsten controleren en het bijhouden daarvan in het verwerkingsregister. 
• Ondersteunen van de ICT inkoper en de Senior contractbeheerder bij de ontwikkeling van het operationele inkoopproces, inkoopbeleid, contract- en leveranciersbeheer en de inkoopinfrastructuur.
• Inventarisatie van klachten en opmerkingen; onderneemt, waar nodig, actie om deze klachten te verhelpen.
• Bestellen van “standaardproducten en diensten” binnen afgesloten raamovereenkomsten (prijs, voorwaarden en budget bekend).
• Bepaalt voor de eigen scope werking, kwaliteit en actualiteit van lopende contracten;
• Verzorgt relevante monitoringsdata en statistieken
• Communicatie over de afsluiting, aanpassingen en werking van contracten.
• Het opstellen van (management)rapportages op over inkoopprestaties, waaronder contract compliance en leveranciers prestaties.

De contractbeheerder beweegt binnen de kaders van:

• De kwaliteit van de door externe leveranciers geleverde dienstverlening en/of producten
• Keuzes op het gebied van de vastlegging van afspraken over ICT-dienstverlening in de vorm van servicelevels en concrete en meetbare (contractuele) afspraken
• Adviseert over (de toepassing van) de sourcing strategie en het leveranciersbeleid

Wat je nog moet weten over de functie is dat:

• Het kader wordt gevormd door algemene strategische beleidsuitgangspunten van de gemeente Westland, het inkoopbeleid en relevante wet- en regelgeving.
• Je zal op termijn doorgroeien naar een volwaardige, CATS-CM of vergelijkbaar, gecertificeerde Contractmanager. Opleidingen en training plus ondersteuning van collega’s zullen je daarbij helpen.
  Bij het inzetten en uitnutten van contracten zal ook juridische kennis nodig zijn.

In je uiteindelijke rol als contractmanager zal je contracten (en leveranciers) managen op:

• Contractdoelstellingen
• Betrokkenen (stakeholders)
• Contractrelaties
• Risico’s
• Verplichtingen
• Financiën
• Contractbesturing
• Tevredenheid
• De Contractkalender
• Het Contractdossier

Hier herken jij je in:

• Je hebt hbo werk- en denkniveau blijkend uit een diploma in informatiekunde, bedrijfskunde, inkoopmethodieken of soortgelijke opleiding
• Je hebt minimaal 3 jaar relevante werkervaring
• Ervaring met een contractmanagementsysteem is een pré
• Je hebt kennis van in- en externe inkoop, aanbestedingsregelgeving, inkoopprocedures en contract- en leveranciersmanagement
• Je hebt goede schriftelijke vaardigheden
• Je hebt kennis van (operationele) contract- en inkoopprocessen in de gemeentelijke context
• Je hebt algemene inhoudelijke kennis van IT-producten en diensten op de markt.
• Je hebt kennis van relevante wetgeving zoals de AVG
• Je hebt kennis van financieel-administratieve processen

Je doet het niet voor niks:

• Jij maakt het verschil voor inwoners van gemeente Westland
• Op basis van een 36-urige werkweek word je, afhankelijk van je kennis en ervaring, ingedeeld in schaal 11 met een maximaal salaris van €5.997. Als je nog niet aan alle criteria voldoet, word je tijdelijk ingedeeld in aanloopschaal 10 met een maximaal salaris van €5.247, met het voornemen om bij een goede beoordeling binnen een jaar door te groeien naar schaal 11.
• Een individueel keuzebudget van 17,05% bovenop je salaris waarmee je maandelijks de beschikking hebt over een deel van je vakantiegeld en eindejaarsuitkering. Je kunt een bedrag laten uitbetalen of gebruiken voor o.a. de aanschaf van een fiets of het kopen van bovenwettelijk verlof
• Ruimte voor groei via onze Westland Academie
• Flexibele werktijden die passen bij eigentijds werken
• De mogelijkheid om deels thuis te werken met een laptop en mobiele telefoon van de gemeente
• Tegemoetkoming in de kosten voor woon/werkverkeer en thuiswerkvergoeding
• Jaarlijkse tegemoetkoming in de kosten van de zorgverzekering
• Premiekorting op diverse verzekeringen 
• Betaalde ouderschapsverlofregeling voor onze aanstaande ouders
• Pensioenregeling via het ABP

(Misschien) Wat voor jou?

Past dit bij jou? Solliciteer dan gelijk.
Wil je inhoudelijk meer informatie over de functie, neem dan contact op met Michel Wilhelm, kwartiermaker/manager Informatie Voorziening, team Informatisering & Automatisering via telefoonnummer 06-23297155.

Heb je vragen over de sollicitatieprocedure? Neem contact op met Jeffrey Mesker via 06-83297417 of stuur een bericht via Whatsapp.